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Qué es y por qué externalizar el servicio de back office

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Silvia Solera
El 31 de jul

Temas: BackOffice

Casi seguro, has escuchado hablar de él. Eso, si no has decidido ya externalizarlo. No sería de extrañar si tenemos en cuenta la cantidad de ventajas que aporta la externalización —te las contaremos a lo largo de este post—. 

No podemos negar que estamos en un proceso de transición donde las empresas necesitan unirse al proceso de transformación digital, con lo que ello implica (un cambio a gran escala en la organización de la empresa, sus procesos, operaciones y productos). 

El back office tiene mucho que ver con todo esto, dado que es el lugar desde el que se gestiona una serie de tareas de carácter administrativo imprescindibles para asegurar el correcto funcionamiento de la empresa.

¡Conoce las razones por las que llevar a cabo el outsourcing de este servicio!

 

Recordando el back office de las empresas

Es la parte de la empresa desde la que se llevan a cabo las actividades administrativas, claves en la productividad y el buen funcionamiento de la compañía. Aunque no tienen un impacto directo en la generación de ingresos, son imprescindibles para que el negocio funcione perfectamente. 

El bakc office es una de las partes más importantes de las empresas e incluye las siguientes actividades:

  • Tareas administrativas. 

Son todas aquellas funciones relacionadas con la organización de la plantilla, la gestión del personal y el talento,  clasificación de documentos, actualización de bases de datos, seguimiento de la información enviada a los clientes, etc. En definitiva, es todo lo relacionado con la gestión de los Recursos Humanos (RRHH).

  • Gestión de pedidos. 

Contar con un departamento exclusivo para la gestión de los pedidos de la empresa, así como para hacer seguimiento de los mismos, es una gran oportunidad al alcance de todas las compañías que contratan servicios de back office.

  • Tareas de facturación. 

En ellas encontramos todas las actividades relacionadas con el cálculo de facturas, realización de abonos, aplicación de cargos, entre otras cosas. Por lo general, para la realización de facturas se utilizan programas especiales. 

  • Gestión y seguimiento de las campañas de marketing. 

Pongamos como ejemplo las campañas de email marketing, donde se requiere un departamento de comunicación y marketing encargado de poner en marcha estas acciones (redacción, gestión, envío, tramitación y seguimiento).

  • Comunicación con los clientes. 

Es una de las funciones principales del back office de las empresas, dado que es importante mantenerlos informados de sus novedades, bien por llamadas, correos electrónicos y mensajes, o bien por otra vía de comunicación. 

En un contexto cada vez más cambiante y competitivo como el actual, las compañías aprovechan todos los recursos disponibles para ahorrar costes y mejorar los resultados

 

¿Por qué externalizar tus servicios de back office? 10 razones que te convencerán

Algo está claro, no vas a conseguir nuevos resultados si sigues utilizando herramientas poco productivas en tus tareas. Ahora, si decides externalizar tus servicios de back office —todas esas tareas que te roban la mayor parte de tu tiempo— la cosa cambia. 

He aquí el checklist: 

  1. Reducirás costes operativos y transaccionales por un tubo. ¿Cuántos negocios han implementado la automatización de tareas para eliminar esfuerzos innecesarios? Muchas. Y tú puedes ser una de ellas.
  2. Estandarizarás la organización. Con un modelo de servicio y una forma de trabajo común para todos.
  3. Aportarás flexibilidad. Las marcas caminan a la velocidad de la luz, pero con un back office externalizado y bien estructurado, llegarán a ser hasta flexibles.
  4. Mejorarás la experiencia de usuario y de los empleados. El acceso instantáneo a los servicios y la información de la empresa es clave. Hazlos posible.
  5. Aumentarás el rendimiento. Con mayor visualización global de las actividades que hace tu empresa. 
  6. Facilitarás el trabajo colaborativo. Con actividades orientadas a un único objetivo.  
  7. Darás prioridad a lo que realmente importa. No necesitas invertir más tiempo haciendo tareas administrativas que no te llevarán a ningún lado. Enfócate en las actividades prioritarias.

¡Y mejorarás el entorno de la inversión! 

 

Outsourcing y back office: lo esencial

En Occam Agencia Digital, estamos convencidos de que se pueden reducir costes transformando el back office. Seas un restaurante, una clínica de fisioterapia u otra clase de negocio, la externalización del back office ahorra importantes costes. 

Las tareas del área financiera y de contabilidad, las compras y los pedidos, los costes y el inventario, las operaciones y la gestión del personal ya no tienen por qué robarte tiempo. Las soluciones tecnológicas de back office te ayudarán a programarlas, establecer procesos y procedimientos, sistemas de operaciones, seguimiento y control del inventario, software de gestión del personal… Y mucho más.

En pocas palabras, la externalización del back office es efectiva por muchas razones. La más sobresaliente, quizás, es que da prioridad a las actividades principales y deja de gastar más tiempo y dinero en tareas administrativas. El outsourcing prioriza procesos a largo plazo y crea nuevas estrategias para el crecimiento de tu negocio.

¡Reduce costes y dispara la productividad!



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