¿Por qué externalizar el servicio de back office?

Escrito por: Silvia Solera El 30 de ene

Temas: BackOffice

Nos encontramos en un proceso de transición en el que las empresas necesitan unirse a la transformación digital. Empiezan a sentir su necesidad a medida que sus herramientas van quedando obsoletas. Sienten la llamada de la alineación digital con procesos internos, buscan la interoperabilidad entre los sistemas y las organizaciones, necesitan un desarrollo productivo de las personas y sus competencias… Las compañías están viviendo el cambio, y hoy te vamos a contar por qué deberías externalizar el servicio de back office.

 

10 razones por las que externalizar el servicio de back office

¿Existe transformación digital si no se cambia el back office de la compañía? La respuesta es NO, porque la transformación digital es la integración de la tecnología en todas las áreas de la empresa cambiando la forma en que se brinda valor a los clientes con sentido. Se trata de un cambio cultural que requiere arriesgarse e implica:

  1. Reducción de costes operativos y transaccionales. Muchas empresas dan la bienvenida a la automatización para eliminar el esfuerzo innecesario que se realiza diariamente.
  2. Mejora de la eficiencia operativa. Se garantiza la optimización de procesos para resolver cualquier tipo de problema o solicitud de los empleados y clientes.
  3. Estandarización de toda la organización. Se crea una forma común de trabajo y modelo de servicio.
  4. Mayor flexibilidad para crecer como empresa. Las empresas avanzan a gran velocidad, pero con un back office externalizado y bien estructurado, tu empresa podrá adquirir la flexibilidad que necesita para crecer.
  5. Mejora de la experiencia de usuario y de los propios empleados. Se proveen capacidades modernas, y se permite el acceso instantáneo a los servicios y la información.
  6. Mejora de los canales de comunicación. Correo electrónico, chat (chatbots), teléfono, etc.
  7. Mejora el retorno de la inversión.
  8. Mayor visibilidad en el rendimiento. Podrá tenerse una visualización global y real del rendimiento y las actividades que se realizan en la empresa.
  9. Aumenta la colaboración. Se fomenta el trabajo en equipo.
  10. Se da prioridad a las actividades principales. Ya no se necesita invertir más tiempo y recursos de los necesarios para las tareas administrativas. Con la externalización del back office, las empresas pueden enfocarse en las actividades más importantes.

Vivimos en un mercado cada vez más competitivo donde mejorar los procesos dentro de la empresa, ahorrando costes, solo puede lograrse a través de servicios especializados cuyo enfoque sea ayudar a las tareas de trastienda.

 

La influencia del back office en la experiencia del usuario

Aunque el back office está oculto a ojos del cliente, incluye todos los servicios de apoyo necesarios para crear el servicio principal. Es decir, es decisivo en el funcionamiento de la empresa. Cuando nos planteamos la transformación del back office, tenemos dos opciones: asumir los servicios internamente o externalizarlos. ¿Y tú? ¿Con cuál te quedas?

Las compañías se enfrentan a un amplio número de desafíos, entre los que se encuentra la rápida digitalización de la relación con los clientes y la entrada de nuevos competidores en el sector. En este contexto, parece que la mejor estrategia es mejorar la experiencia del usuario a través de la transformación del back office. Porque, aunque no se enfoque en el cliente como tal, sus tareas repercuten en la productividad, en el funcionamiento de la empresa y en la calidad de los productos y servicios que ofrece.

Uno de los mayores problemas a la hora de ofrecer una experiencia de cliente única son las dificultades que encuentran el back office y el front office al ser de naturaleza diferente. La omnicanalidad puede ser una gran ventaja competitiva.

 

¿Qué tareas incluye el back office?

Para llevar a cabo el outsourcing del back office es necesario conocer a fondo cuáles son las tareas que se gestionarían.

Un claro ejemplo de ello son los servicios administrativos generados en la actividad comercial, documentación sobre las obligaciones fiscales de la empresa, facturas, gestión del cobro, contabilidad, organización de las tareas a realizar, control, canales de comunicación, recursos humanos (reclutamiento y selección de personal, formación y desarrollo profesional, gestión de las nóminas, seguros sociales, contratos, tramitación de sanciones, control horario, despidos, relaciones laborales, etc.), contabilidad (balance de ingresos y gastos en el libro contable, registros, sistemas, presupuestos financieros, análisis , informes del estado financiero, etc.), finanzas (control del presupuesto, la gestión de los recursos disponibles, contratación de fuentes de financiación, elaboración de planes financieros, etc.), logística (pedidos, albaranes, facturas, seguros, pólizas, proveedores, etc.).

Otras tareas del back office propensas a externalizarse son: la digitalización, ya que las empresas no solo necesitan disponer de tiempo y personal, sino también de un equipo especializado; gestión de tickets, debido al tiempo y esfuerzo que requiere su contabilización y gestión; facturas de proveedores, cuyas tareas administrativas relacionadas con sus pagos sus facturas, etc., crecen sin parar; la prevención del fraude documental y la custodia de los documentos, lo que implica validar los documentos que se presentan en la solicitud de un crédito, entre otras cosas. En definitiva, son muchas las tareas que las empresas pueden externalizar para enfocarse 100% en sus actividades.

Imagina que eres una clínica dental y necesitas la transformación de tu back office. Un buen paso sería empezar por el desarrollo de un software médico para la gestión de la clínica.

Todo ello puede realizarse de forma óptima y fiable. Céntrate en el core-business y no pierdas más tiempo. ¿Necesitas ayuda? Llámanos sin compromiso.

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Escrito por Silvia Solera

Redacción de contenido como punto de contacto con la realidad. Graduada en Periodismo y en Máster de Investigación en Periodismo: Discurso y Comunicación por la Universidad Complutense de Madrid. Dispuesta a adoptar nuevos conocimientos y a cultivar raíces en una nueva oportunidad: Occam Agencial Digital, donde el contenido adopta una etiqueta crucial: valor.

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